„Szkolna RODO – wyprawka dla rodziców”.

Urząd Ochrony Danych Osobowych przygotował, krótki poradnik dla rodziców, w którym znajdują się informacje dotyczące najczęściej występujących zagadnień dotyczących ochrony danych uczniów. 

Często pojawiają się pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych w szkole. Oto pytania i odpowiedzi z publikacji UODO:

1. Czy szkoła i na jakiej podstawie może przetwarzać dane osobowe rodziców w dzienniku lekcyjnym?

W przypadku prowadzenia przez szkoły dzienników lekcyjnych podstawą do przetwarzania danych w dokumentacji szkolnej jest przepis prawa. Zgoda rodziców nie stanowi podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych.

Sposób prowadzenia dokumentacji przez placówki oświatowe regulują przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe oraz akty prawne wydane na jej podstawie. Szkoły prowadzą dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym. Zasada ta wynika z § 8 ust. 1 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (dalej „rozporządzenie w sprawie dokumentacji”)

Dziennik ten zawiera wiele informacji, w tym dane osobowe zarówno uczniów, jak i ich rodziców. Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji do dziennika lekcyjnego wpisuje się nazwiska i imiona uczniów, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania (jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia) oraz adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają.

2. Czy szkoła może przetwarzać dane osobowe rodziców w dzienniku elektronicznym?

Zgodnie z rozporządzaniem w sprawie dokumentacji dzienniki lekcyjne mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej jako tzw. dzienniki elektroniczne (§ 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji), a za zgodą organu prowadzącego szkołę (np. gminy) mogą być prowadzone wyłącznie w tej postaci. Prowadzenie dzienników zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej wynika zatem wprost z regulacji prawnych.

Dziennik elektroniczny stanowi dokumentację prowadzoną przez szkołę, którego  sposób prowadzenia, w tym zakres danych osobowych w nim zawartych, regulują przepisy prawa. Oznacza to, że zgodnie z RODO szkoła przetwarza dane osobowe w dziennikach elektronicznych na podstawie przepisów prawa.

3. Czy rodzice innych uczniów mogą mieć wgląd w dzienniku elektronicznym do informacji dotyczących nie swojego dziecka?

Przetwarzanie danych osobowych w dzienniku elektronicznym, do którego mają dostęp rodzice, nie oznacza, że dane te będą powszechnie dostępne w Internecie. Dziennik elektroniczny to rozwiązanie służące dokumentowaniu przebiegu nauczania, które umożliwia rodzicom m.in. bieżące śledzenie postępów w nauce ich dziecka. Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga zastosowania odpowiednich zabezpieczeń, co oznacza, że dostęp do danych w nim zawartych mają tylko osoby uprawnione, np. rodzice uczniów – w zakresie, który dotyczy wyłącznie ich dziecka/dzieci, i osoby upoważnione (np. nauczyciele).

4. Czy szkoła może przetwarzać dane etniczne ucznia na potrzeby organizacji kształcenia dzieci mniejszości narodowych i etnicznych?

Tak. Wynika to z regulacji prawnych dotyczących kształcenia dzieci mniejszości narodowych i etnicznych. Dodatkowo działanie to wiąże się z realizacją ważnego interesu publicznego, jakim jest prawo do podtrzymywania poczucia tożsamości narodowej, etnicznej i językowej oraz dostosowana do tego zadania organizacja procesu kształcenia.

Trzeba pamiętać, że uczniowie należący do mniejszości narodowych i etnicznych mają m.in. prawo do nauki języka danej mniejszości lub w języku mniejszości (art. 8. ustawy z 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym). Ponadto szkoła i placówka publiczna umożliwia uczniom podtrzymywanie poczucia tożsamości narodowej, etnicznej, językowej i religijnej, a w szczególności naukę języka oraz własnej historii i kultury (z art. 13 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty).

4. Czy szkoła może opublikować na stronie internetowej wyniki i osiągniecia uczniów zdobyte podczas różnych konkursów lub olimpiad?

Publikacja ogólnej informacji o wynikach, bez wyraźnego wskazania, który uczeń jaki wynik osiągnął, będzie możliwa bez uprzedniej zgody rodziców ucznia. Natomiast jeżeli opublikowanie informacji na stronie będzie się wiązało z podaniem danych osobowych ucznia/uczniów, dzięki którym będzie możliwa ich identyfikacja, wówczas jest potrzebna zgoda rodziców. Wynika to z faktu, że tego rodzaju działanie nie jest ani obowiązkiem, ani uprawnieniem szkoły. Ma to na celu np. wypromowanie konkretnej placówki oświatowej. Natomiast RODO jednoznacznie wskazuje, że dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem; zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przesłanką legalizującą publikowanie danych osobowych uczniów na stronie internetowej szkoły będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a zatem zgoda rodziców.

5. Czy szkoła możne informować o osiągnięciach uczniów podczas uroczystości szkolonych?

Publiczne wyczytywanie w czasie uroczystości szkolnej imion i nazwisk uczniów wyróżnionych za wybitne osiągnięcia edukacyjne uznać należy za czynności dozwolone i niewymagające uprzedniej zgody rodziców ucznia – albo w przypadku ucznia pełnoletniego – przez samego ucznia.

Zgodnie z ustawą o systemie oświaty i ustawą Prawo oświatowe, szkoła nie potrzebuje uzyskiwać zgód, jeśli przetwarza dane uczniów w celach oświatowych, wynikających z tych ustaw, i związanych z nauką i wychowaniem uczniów.

6. Czy szkoła może przetwarzać wizerunek ucznia utrwalony na fotografii?

Wykorzystywanie danych osobowych uczniów w postaci utrwalonego wizerunku– np. na stronie internetowej szkoły lub w mediach społecznościowych prowadzonych przez szkołę – i rozpowszechnianie go wymaga zezwolenia osoby, której wizerunek jest rozpowszechniany. Jeśli chodzi o ochronę danych osobowych, to podstawą prawną do publikowania wizerunku jest zgoda (określona w art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Osoba, która ma udzielić takiej zgody, powinna być świadoma tego, w jakim celu jest jej to proponowane, jak długo i gdzie jej wizerunek będzie przetwarzany. Jeśli chodzi o publikację np. fotografii ucznia, to taką zgodę administrator powinien uzyskać od rodzica dziecka.

Rodzice chętnie publikują fotografie swoich pociech np. w mediach społecznościowych. Trzeba dodać, że gdy na fotografii będą widoczne wizerunki innych uczniów, osoba publikująca powinna uzyskać zgodę opiekunów prawnych tych uczniów.

Jednocześnie warto wspomnieć, że z wykorzystywaniem czyjegoś wizerunku utrwalonego na fotografii wiąże się również wiąże się także konieczność pozyskania zezwolenie na rozpowszechnienie tego wizerunku wynikająca z ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Nie bez znaczenia na powyższe ma uregulowanie art. 81 ust. 2 pkt 2 tej ustawy, zgodnie z którym zgoda uwidocznionych na nich osób lub rodziców tych osób nie jest konieczna, gdy sylwetka stanowi jedynie szczegół całości uwiecznionej na zdjęciu. Oznacza to, że możliwe jest rozpowszechnianie zdjęć z zabaw szkolnych, wycieczek, na których sylwetka osoby nie jest wyodrębniona, a jest jedynie elementem szerszego planu.

7. Czy szkoła może żądać przedstawienia upoważnienia do odbioru dziecka w przypadku gdy ta czynność realizowana jest np. przez babcię, dziadka?

W świetle obowiązujących przepisów to przede wszystkim rodzice mają prawo, w ramach wykonywania władzy rodzicielskiej (art. 93, 95 § 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy), przyprowadzać i odbierać swoje dziecko/dzieci ze szkoły. Pozostałe osoby (np. babcia, dziadek) mogą wykonywać te czynności na podstawie upoważnienia udzielonego przez rodziców. Wobec osoby upoważnionej do odbioru dziecka, która wypełnia stosowne upoważnienie, należy pamiętać o realizacji obowiązku informacyjnego.

8. Czy przedstawiciel szkoły ma prawo prosić osobę upoważnioną do odbioru dziecka o okazanie dowodu osobistego w celu weryfikacji tożsamości?

W świetle ustawy Prawo oświatowe, dyrektor szkoły wykonuje zadania związane z zapewnieniem bezpieczeństwa uczniom i nauczycielom w czasie zajęć organizowanych przez szkołę lub placówkę. Jednak przedstawiciel szkoły nie ma podstaw do legitymowania osób, może co najwyżej zażądać uwiarygodnienia tożsamości. Takie uwiarygodnienie może następować w różny sposób, np. przez okazanie dowodu tożsamości lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (paszport, legitymacja inwalidy itp.). Wybór środków dla uwierzytelnienia swej tożsamości należy do osoby, która posiada pełnomocnictwo do odbioru dziecka.

Źródło: ,,Szkolna RODO – wyprawka dla rodziców”.