KONSULTACJE  INDYWIDUALNE

Szanowni Państwo Dyrektorzy szkół/przedszkoli


każda szkoła/przedszkole/zespół jest obowiązany posiadać określoną dokumentację, opisująca zasady postępowania z przesyłkami wpływającymi do podmiotu, jak również dokumentami powstającymi w podmiocie.
Potrzeba aktualizacji wynika z faktu pojawiania się nowych zagadnień w pracy podmiotu, choćby Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Proponowane projekty niżej opisanych dokumentów podlegają uzgodnieniu z odpowiednim archiwum państwowym. Niektóre oddziały archiwum proponują swoje wersje tych dokumentów (z zapisami daleko niepasującymi do działalności statutowej szkoły/przedszkola) i tylko od siły determinacji dyrektora podmiotu zależy jaką ostateczną formę te dokumenty przyjmą.

Proponuję Państwu dokumenty opracowane na podstawie wytycznych archiwum państwowego, ale uwzgledniające specyfikę danej szkoły – w tym przypadku szkoły podstawowej.

Obowiązek posiadania przez szkołę instrukcji kancelaryjnej, JRWA i instrukcji archiwalnej wynika z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Art. 5. 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie:

  1. dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
  2. dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej „dokumentacją niearchiwalną”, może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana, albo właściwego organu określonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Art. 6. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne (czyli szkoły publiczne) obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

  1. powstającej w nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;
  2. nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

Ar. 6 ust. 2. Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:

  1. instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;
  2. sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;
  3. instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Kilka uwag dotyczących proponowanych dokumentów:
W proponowanej instrukcji kancelaryjnej trzeba zwrócić uwagę na zapisy dotyczące znakowania spraw. Poniżej podaję przekładowy zapis dla szkoły wiejskiej i szkoły, która posiada numer, ponieważ w danej miejscowości jest więcej niż jedna szkoła danego typu.

  1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.
  2. Znak sprawy zawiera:
  1. oznaczenie Szkoły;
  2. symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
  3. kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
  4. cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
  1. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami, np. SP.L.4450.1.2020, gdzie „SP.L” oznacza symbol szkoły, tj. dwie pierwsze litery oznaczają pierwsze litery nazwy szkoły, a trzecia litera oznacza pierwszą literę nazwy miejscowości, w której szkoła ma siedzibę, „4450” – symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,  „1” –  kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw, „2020” – cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła, z zastrzeżeniem ust. 4.
  2. Oznaczając pismo znakiem sprawy:
  1. po znaku sprawy umieszcza się numer kolejny  pisma wychodzącego w sprawie, oddzielając go od znaku sprawy kropką, tj.: znak sprawy.n, gdzie „n” jest liczbą naturalną określającą numer kolejny pisma w sprawie (np. SP.L.4450.1.2020.n), jeżeli w danej sprawie jest więcej niż jedno pismo;
  2. po znaku sprawy lub po numerze, o którym mowa w pkt 1, można umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką (np. SP.L.4450.1.2020.AB/ SP.L.4450.1.2020.2.AB), gdzie symbol „AB” oznacza pierwszą literę imienia i pierwszą literę nazwiska prowadzącego sprawę.

    W przypadku szkoły, która posiada nr:
    1. ….
    2. …..

  1. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami, np. SP.2.4450.1.2020, gdzie „SP.2” oznacza symbol szkoły, tj. dwie pierwsze litery oznaczają pierwsze litery nazwy Szkoły, a cyfra oznacza numer szkoły, „4450” – symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,  „1” –  kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw, „2020” – cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła, z zastrzeżeniem ust. 4.
  2. Oznaczając pismo znakiem sprawy:
  1. po znaku sprawy umieszcza się numer kolejny  pisma wychodzącego w sprawie, oddzielając go od znaku sprawy kropką, tj.: znak sprawy.n, gdzie „n” jest liczbą naturalną określającą numer kolejny pisma w sprawie (np. SP.2.4450.1.2020.n), jeżeli w danej sprawie jest więcej niż jedno pismo;
  2. po znaku sprawy lub po numerze, o którym mowa w pkt 1, można umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką (np. SP.2.4450.1.2020.AB/ SP.2.4450.1.2020.2.AB), gdzie symbol „AB” oznacza pierwszą literę imienia i pierwszą literę nazwiska prowadzącego sprawę.
 
W instrukcji archiwalnej trzeba zwrócić uwagę na zapisy dotyczące pomieszczenia składnicy akt. Może to być jedno pomieszczenie, jeśli spełnia określone warunki lub może być tych więcej pomieszczeń, z których niektóre pełnią funkcję magazynu (magazynów), a inne pełni funkcję pomieszczenia, w którym archiwista wykonuje zadania składnicy akt i jest udostępniania dokumentacja przechowywana w składnicy.
 
Ważne! – rejestracja zarządzenia dyrektora Szkoły następuje po uzyskaniu na projektach dokumentów podpisu i pieczątki dyrektora właściwego archiwum państwowego, czy dokumenty wysyłane do uzgodnienia mają postać, która jest Państwu proponowana.
 

 

Jakie dokumenty przygotowaliśmy dla Państwa?

  1. Zarządzenie dyrektora w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.
  2. Pismo do Dyrektora Archiwum Państwowego w…….
  3. Załącznik nr 1 –instrukcja kancelaryjna
  4. Załącznik nr 2 – objaśnienia – konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt.
  5. Załącznik nr 3 – instrukcja archiwalna.

Instrukcje opracowaliśmy dla:

  1. Szkół podstawowych
  2. Przedszkoli
  3. Zespołów szkolno-przedszkolnych
  4. Liceum ogólnokształcącego
  5. Zespołu szkół – szkoła podstawowa i liceum.

Proponujemy też w cenie dokumentów indywidualne konsultacje ze specjalistą.

Kurs za naboru otwartego lub na zamówienie.
Szkolenie w trybie online trwa 9.00-13.00.

PRZYGOTOWALIŚMY TEŻ:

  1. ANALIZĘ RYZYKA ZAWODOWEGO NA STANOWISKU PRACY – dla pracowników obsługi i nauczycieli chemii, fizyki …..z uwzględnieniem specyfiki stanowiska /prosimy o informację, czy szkoła posiada kuchnię /
  2. W RAMACH KONSULTACJI PROWADZIMY TEŻ KOMPLEKSOWĄ AKTUALIZACJĘ KONTROLI ZARZĄDCZEJ. Pomagamy w opracowaniu i aktualizowaniu dokumentów jak i corocznym przeglądzie kontroli zarządczej.

Serdecznie zapraszamy

Close Menu
×
×

Koszyk