Codziennie słyszymy dramatyczne wieści związane z zagrożeniem zdrowia i życia naszych uczniów, wychowanków: w czasie zabawy na przedszkolnym placu czteroletni maluch wpadł do niezabezpieczonej studzienki; na spacerze pięcioletni przedszkolak został śmiertelnie ugodzony nożem; zamordowany został sześcioletni chłopiec przez własnego ojca.. Do tego dochodzą tragiczne informacje o samobójstwach lub próbach samobójstw wśród najmłodszych.

 Tego typu kryzysy, związane z narażeniem zdrowia i życia dzieci i młodzieży, poważnie naruszają codzienność – oddziaływają nie tylko na najbliższych – rodzinę, znajomych ale także na wspólnoty – przedszkolne, szkolne. Ze skutkami muszą się mierzyć koledzy i koleżanki, nauczyciele, dyrektorzy placówek oraz całe społeczności lokalne – dzieci i dorośli.

 Lepiej  gdyby takie sytuacje się nie zdarzały. Ale się zdarzają i stają cząstką szkolnego/przedszkolnego życia. Wówczas to wszelkie media – lokalne i krajowe – mocno interesują się placówkami edukacyjnymi. Szukają  kontaktów ze wszystkim pracownikami, dojścia do świadków, komentarzy. Co robić w takiej trudnej sytuacji? Jakich informacji udzielać? Czego zdecydowanie nie należy ujawniać?

Przypomnijmy naszym Czytelnikom kilka  podstawowych zasad kontaktu z mediami w sytuacjach kryzysowych.

Należy jednak zacząć od tego, aby relacje z mediami budować zdecydowanie wcześniej, nim dojdzie do jakiegokolwiek kryzysu. Warto na stałe wyznaczyć rzecznika prasowego, który w imieniu placówki będzie budował w mediach – zaplanowany – właściwy obraz szkoły czy przedszkola. Ta osoba powinna być przeszkolona w zakresie komunikacji medialnej i umieć kontrolować przekaz. Rzecznik prasowy powinien być komunikatywny, umieć się wyrażać w sposób klarowny i przekonujący, zarówno w piśmie, jak i w mowie.

To ważny aspekt – zaprocentuje wtedy, gdy szkoła stanie w obliczu dramatycznych wydarzeń.  Każda placówka  powinna być przygotowana i otwarta na kontakt z mediami, i dostarczać informacje na temat jej funkcjonowania. Udzielone informacje powinny być jasne, uporządkowane i oparte na faktach.

Plany pracy szkoły powinny przewidywać działania reagowania kryzysowego, w tym również określać warunki i zasady kontaktu z mediami. Taki plan powinien określić, jakie informacje mogą być udostępniane mediom, kto jest odpowiedzialny za wykorzystanie i jakie korzystanie z komunikacji jest możliwe.  Szkoła, zgodnie z obowiązującym prawem w zakresie komunikacji z mediami, winna  uwzględniać przepisy dotyczące prywatności i ochrony danych. Informacje powinny być rzetelne, pozbawione spekulacji i plotek. Szkoła musi chronić prywatność swoich uczniów, ich rodziców i innych zainteresowanych stron. Nie można ujawnić poufnych informacji bez konieczności stosowania zgód lub przepisów prawnych. Jednocześnie trzeba pamiętać o prawie do dostępu do informacji publicznych. Szkoła może być zobowiązana do udostępnienia określonych informacji mediom na mocy przepisów dotyczących dostępu do informacji publicznych. Tu jednak istnieją ograniczenia dotyczące poufności niektórych informacji.

Nie wolno też zapominać, że cokolwiek zostanie powiedziane, będzie wielokrotnie cytowane. Dlatego pod żadnym pozorem z żadnym dziennikarzem nie należy rozmawiać poza protokołem – prywatnie.

     Kryzys jest w większości przypadków nieprzewidywalny. Nie znaczy to jednak, że należy dać mu się zaskoczyć. Trzeba koncentrować się na faktach i chronologii; zdania powinny być krótkie i proste, niepozostawiające miejsca na domysły i spekulacje. Najważniejsze informacje należy przekazać najpierw. Najlepiej jest korzystać z wcześniej przygotowanego  zestawu pytań i odpowiedzi. I chociaż stawiamy na przygotowanie, rzecznik prasowy musi pozostać sobą, a nie robić show. Konieczny jest też spokój –  media są raczej wrogiem niż przyjacielem. Pomimo że wypowiedź została wcześniej przygotowana, należy zrobić wszystko, by brzmiała jak najbardziej naturalnie. Pierwsze oświadczenie powinno zawierać następujące informacje:

• co się wydarzyło, gdzie i kiedy,
• jakie środki zostały przedsięwzięte,
• jakie kroki zostaną przedsięwzięte,
• kiedy zostanie przedstawione stanowisko.

Należy operować faktami, a nie przypuszczeniami i przedstawiając wypadki, kierować się raczej chronologią niż przypadkową kolejnością. Warto podkreślać, iż jest to wypowiedź na aktualny stan wiedzy, i stanowisko szkoły czy placówki może ulec zmianie.

 Zachowanie spokoju i opanowania oraz ujednolicenie przekazu jest w takiej sytuacji kluczowe, dlatego też w imieniu placówki wypowiada się tylko jedna osoba – wspomniany rzecznik, wyznaczony i upoważniony przez dyrektora.

Współpraca z mediami w obszarze zarządzania kryzysem jest kluczowa, aby zapewnić skuteczną kontrolę nad rozwojem sytuacji i relacjami w mediach. Rzetelna i przejrzysta komunikacja może pomóc w minimalizowaniu skutków kryzysu.

     To tylko garść podstawowych informacji. Jako że temat jest trudny i złożony, warto się do niego porządnie przygotować: nigdy nie wiadomo, co i w jakim tragicznym zakresie wydarzy się w tym konkretnym środowisku, co wstrząśnie społecznością – nie tylko lokalną.

Zatem polecamy Państwu ciekawą publikację, dzięki której poszerzycie swoją wiedzę o kontaktach z mediami w sytuacji kryzysu. To podręcznik do wykorzystania i zastosowania, również przez placówki edukacyjne: https://poradnik.ngo.pl/zasady-wspolpracy-z-mediami